¿Cómo obtener una Licencia de Funcionamiento para una oficina y no morir en el intento?

En la práctica profesional he encontrado innumerables casos de personas que como tú son grandes emprendedores, pero que de inmuebles y leyes saben poco y desafortunadamente ven en esta experiencia una pesadilla.

Si tu caso es el de alguien que aún no tiene el local elegido, mi primer consejo es no alquilar o comprar un local sin antes haber pasado por la oficina de comercialización de la Municipalidad distrital a preguntar si el inmueble cuenta con zonificación compatible al uso que se le quiera dar.

Si se trata de un local ubicado dentro de un régimen de propiedad horizontal (edifico/galería) no alquilarlo o comparlo sin antes verificar que cuenta con el Certificado de Detalle de áreas comunes vigente.

Si ya estas embarcado en obtener la Licencia de tu oficina, a continuación encontrarás algunos tips que espero te servirán de guía para ahorrar, tiempo, dinero y sobrevivir en la gran aventura:

Antes que nada debes conseguir el TUPA de la Municipalidad Distrital, debe de estar publicado en la página web de la Municipalidad, esto no es otra cosa que la norma publicada donde podrás ubicar el trámite de la Licencia, los costos y sobre todo los requisitos, de esta manera podrás organizarte mejor.

Para lograr lo que todos conocemos como Licencia de Funcionamiento debes cumplir dos etapas, la Primera es la de Defensa Civil, primero que nada el municipio te solicitará el Certificado de Inspección de Detalle de las áreas comunes, (solo aplica para oficinas ubicadas en edificios o galerías) este es un pre requisito indispensable si pretendes permanecer más de seis meses en el local.

Si cuentas con el certificado puedes dar gracias a Dios pues es muy difícil obtenerlo y casi imposible que lo puedas tramitar por tu cuenta, sin el apoyo de la junta de propietarios del edificio/galería. Si la respuesta es negativa algunos municipios han implementado una inspección de áreas comunes que de arrojar un riesgo moderado te permite proseguir con el trámite pero sólo para una Licencia Temporal por seis meses.

Cumplido este requisito el siguiente paso será obtener el certificado de Defensa Civil de la misma oficina, los requisitos los ubicas en el TUPA de cada municipalidad pero a grandes rasgos, la municipalidad es competente para otorgártelo si la oficina no tiene un área de más de 500m2 o más de 20 computadoras instaladas . El Municipio te entrega un formulario y una vez cumplidos los requisitos, pagados los derechos y presentado el formulario, te programan la inspección.

Lo que suelen revisar los inspectores es que el local cuente con extintores en número y características adecuadas, luces de emergencia, que los tableros eléctricos sean de metal con llaves modernas y tengan un directorio de las llaves, el pozo a tierra, el botiquín de primeros auxilios y sobre todo el plan de contingencias que debe incluir un plano de evacuación con el mobiliario de la oficina y la constancia de capacitación al personal. En esta etapa te aconsejo contratar a una empresa de seguridad que te indique el número y características de los extintores, la ubicación de las luces de emergencia, te elabore el plan de contingencias y te capacite al personal, en la mayoría de casos ellos también te entregan el plano de la oficina con las rutas de evacuación.

Si tienes menos presupuesto y más tiempo te aconsejo acudir a dibujantes ubicados cerca de facultades de arquitectura y le lleves el croquis de la oficina y ellos te reproducirán el plano en Autocad y podrás pedir asesoría al personal de Defensa Civil de tu Municipio sobre la mejor ruta de evacuación según el mobiliario y la correcta ubicación de luces de emergencia y extintores, los Bomberos de tu distrito te podrían dar la capacitación que se requiere y el asesoramiento para la elaboración del plan de contingencias. Una vez realizada la inspección y si se confirma que has cumplido con los requerimientos recibirás tu certificado de Defensa Civil.

Si tu oficina tiene un área mayor a 500m2 o más de 20 computadoras no será competente el Municipio y será necesario que obtengas un certificado de detalle ante la Oficina de la Región del INDECI de tu jurisdicción, este certificado es un trámite mucho más complejo y minucioso. Y con su presentación estarás apto para solicitar la licencia.

La segunda etapa es la de la Licencia de Funcionamiento, que se inicia paralelamente, a la de Defensa Civil en el Municipio, requieres completar un formulario que deberá ser suscrito por el representante legal de la empresa, adjuntar la ficha RUC, el DNI del representante y el contrato de arrendamiento y pagar los derechos de trámite. En esta etapa la administración inspecciona el local y comprueba que el local este ubicado en zonificación conforme y cuente con los estacionamientos idóneos.

Si cumpliste con verificar a priori si la zonificación es compatible y te informaron que el predio está inscrito como Oficina, será común que te requieran la justificación de los estacionamientos pero tranquilízate ya no es legalmente necesario que lo acredites pues el Municipio ya lo exigió para la licencia de obra aprobada al constructor. Ahora bien el tema de los estacionamientos no es crítico porque se tiene la posibilidad de arrendar espacios en playas de estacionamiento particulares.

En lo que se refiere a plazos mucho dependerá del empeño que le pongas a la tarea y de las velocidades del Municipio, en promedio por mi experiencia calculo una semana para la implementación de la oficina y la obtención de los requisitos y un mes para el trámite municipal.

En el caso que la licencia sea declarada improcedente por algún motivo, no te desanimes aún existe la posibilidad de presentar dentro de los plazos de Ley, los recursos de reconsideración o de apelación de acuerdo al caso. Para lo cual si requieres de la asesoría de un abogado especializado.

La información dada en este artículo tiene un carácter general. Si necesita una consulta personal escríbanos a webmaster@tuasesorvirtual.com Las consultas formuladas pueden ser moderadas y serán filtradas antes de ser pasadas a los abogados que las absuelven a fin de ser anónimas y evitar cualquier conflicto de intereses. Cada caso concreto debe ser examinado por un abogado a fin de tener una respuesta precisa a su problema, además tenga en cuenta que la ley cambia permanentemente y que lo escrito puede haber cambiado.